Advancement Services Specialist / Spécialise au service du développement

Position: Permanent
Position Type: Full time
Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7 
Start Date: October 1st, 2019


An opportunity for impact

The Advancement Services Specialist is a new position within the newly formed TFS Foundation, which was created to lead the largest comprehensive campaign in the school’s history.  Ours is a small and diverse community of highly committed parents and alumni with higher than average net worth. Within that context, we offer the opportunity to truly get to know and understand our community and what motivates them to engage and contribute.  

As a key member of the Foundation this position has responsibility for a broad scope of information management and data analysis services in support of a Campaign focused on individual major gifts. 

About the position

The Advancement Services Specialist oversees the information management and systems of the Foundation to enable the team to meet its fundraising objectives as it heads into a major capital campaign. Enabling the effective management and use of parent, prospect, donor and alumni information to build relationships through all stages of the donor cycle (identification, cultivation, solicitation, stewardship), is central to success in this role. Creating and executing on analysis and reporting needs that support pipeline activities, revenue monitoring and event management is a key requirement. You will conduct prospect research and manage, analyze and interpret all information housed in the database, digital platforms and records related to Advancement activities.  You will develop and update guidelines and policies related to management and use of information and systems. Additionally, you will be responsible for the creation and tracking of gifts and pledges, and measurement of key performance indicators on a regular basis. 

Reporting to the Manager of Annual Program & Alumni Relations, the key responsibilities of this role include: 

  • Database and Digital Systems Management:

    • Responsible for timely and accurate processing of all gifts, including the generation of pledge reminders, acknowledgements and tax receipts, ensuring compliance with the school’s Finance team and Canada Revenue Agency guidelines.

      Act as the database administrator for the Foundation and complete regular maintenance on the data stored within Raiser’s Edge, including monthly, quarterly and annual processes to ensure data integrity and security.

    • Develop business processes and systems to increase efficiency and to ensure consistency with TFS – Canada’s International School’s policies and procedures and best-practice  standards. 

    • Update and maintain the major gift pipeline and moves management reporting framework utilizing the prospect module of Raiser’s Edge.

    • Train the team on using the database effectively and to maintain excellent data standards.

    • Manage integration with other related systems including student information system, digital alumni community, web-based transaction systems and third-party reporting tools.

  • Prospect Research and Management:

    • Conduct prospect research on potential major gift prospects including wealth indicators and the development of profiles for use with Board level volunteers.

    • Contract with vendors to analyze and segment prospects and community members to enable targeted relationship management.

    • Work with the team to determine requirements for prospect and pipeline analysis and management, gift analysis and event management and develop accurate, user-friendly reports. 

    • Analyze information across platforms to Identify potential volunteers within the community with specific experience and skills. 

  • Reports:

    • Manage all requests for information from Raiser’s Edge and develop queries, exports and reports required for reconciliation, audit, analysis, strategic planning, donor recognition programs, etc.

    • Provide regular status reports and program summaries to senior staff and Board volunteers on progress, highlights and issues related to all types of prospect activity, relationship management and donor giving.

    • Liaise with the Business Office to reconcile charitable donations on a monthly basis, and provide support in preparation for the annual audit.

  • Donor Services:

    • Support the Manager and President in the creation and management of the Foundation budget, including expenditure coding and tracking.

    • Develop processes for the team to manage donor recognition and stewardship to ensure all obligations are tracked, monitored and met, including the generation of all donor recognition lists and stewardship financial reports.

    • Produce mailing and invitation lists and support the coordination of all mailings and email blasts, including but not limited to annual giving solicitations, invitations to events and other communication activities.

    • Respond to queries regarding charitable gifts. 

  • Other :

    • Provide support and input into the development of the operations plan for the Foundation and develop protocols in response to new strategic directions and projects. 

    • Make recommendations on software and systems that will improve the efficiency and effectiveness of the Department.

    • Work collaboratively with key functional areas and leads including Finance, IT, Major Gifts, Annual Giving, Events, etc. 

    • Maintain a working knowledge of significant industry trends and database features. 


What we offer

We operate in a fast paced, stimulating and multilingual environment as a small, dynamic team where relationships and mutual support are fundamental to how we operate and achieve our goals. Beyond this exceptional environment, TFS offers competitive employment packages,including:

  • Compensation
  • Benefits
  • Professional development and personal growth
  • Working in a school environment that is supportive of parents/families, we offer generous vacation time and flexible working conditions during summer months and during other scheduled school holidays (i.e. Winter break )

To find out more about the TFS offer, please visit our website.

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

  • Bachelor’s degree is required with 3-5 years’ experience in database administration and management in a fundraising environment.
  • French is an asset.
  • Experience and expert knowledge of CRM systems and processes is a requirement.
  • Experience with Raiser’s Edge is an asset. 
  • Excellent analytical and research skills and the ability to problem-solve using sound judgment and discretion. 
  • Keen understanding of donor needs, constantly striving to improve the donor experience.
  • Appreciation and understanding of various gift vehicles and their charitable tax implications.
  • Ability to work effectively with all levels within the organization and build collaborative relationships. 
  • Outstanding organizational skills and high level of accuracy with the ability to multi-task and work under pressure to meet deadlines. 
  • Ability to work autonomously and as a member of a team in a fast-paced, high volume and professional environment, managing multiple priorities.
  • Excellent written and verbal communications skills. 
  • Goal-orientation with excellent communication and project management skills.
  • Excellent working knowledge of Microsoft Office

TFS is committed to providing accommodations for people with disabilities. If you require an accommodation, do not hesitate to contact us.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a resume here as soon as possible. As we do not accept direct applications, please use the candidate portal through the link provided. 

Position : Permanente
Type de poste : Temps plein
Emplacement : Campus de Toronto - 306 Lawrence Avenue East, Toronto (Ontario) M4N 1T7
Branch : Fondation
Date de début : 1er octobre 2019


Une opportunité exceptionnelle

Le spécialiste au service du développement est un nouveau poste créé au sein de la Fondation TFS afin de mener la plus grande campagne globale de l'histoire de l'école.  Notre fondation est une petite communauté diversifiée de parents et d'anciens élèves très engagés. Dans ce contexte, nous vous offrons l'opportunité de connaître et comprendre notre communauté et ce qui les motive à s'engager et y contribuer.  

En tant que membre clé de la Fondation, le spécialiste des services d’avancement est responsable de l’ensemble des activités autour du services de gestion de l'information et de  l'analyse de données à l'appui d'une campagne axée majoritairement sur les dons individuels. 


A propos du poste

Le spécialiste au service du développement supervise la gestion de l'information et les systèmes de la Fondation afin de permettre à l'équipe d'atteindre ses objectifs de collecte de fonds au moment où elle entreprend une campagne de financement majeure.
Permettre la gestion et l'utilisation efficaces de l'information sur les parents, les prospects, les donateurs et les anciens pour établir des relations à toutes les étapes du cycle du donateur (identification, culture, sollicitation, intendance) est essentiel au succès dans ce rôle.

La création et l'exécution d'analyses et de rapports sur les besoins qui soutiennent les activités de pépinière, la surveillance des revenus et la gestion des événements est une exigence clé. Vous effectuerez des recherches prospectives en gérant, analysant et interprétant, toute l'information contenue dans la base de données, les plateformes numériques et les dossiers liés aux activités d'avancement.
Vous élaborerez et mettrez à jour des lignes directrices et des politiques relatives à la gestion et à l'utilisation de l'information et des systèmes. De plus, vous serez responsable de la création et du suivi des cadeaux et des promesses de dons, ainsi que de la mesure des indicateurs de rendement clés sur une base régulière. 

Relevant du gestionnaire du programme annuel et des relations avec les anciens, les principales responsabilités de ce rôle comprennent :

  • La Gestion des bases de données et des systèmes numériques :

    • Responsable du traitement rapide et exact de tous les dons, y compris la production de rappels de promesses de dons, d'accusés de réception et de reçus pour l'impôt, en veillant au respect des directives de l'équipe des Finances de l'école et de l'Agence du revenu du Canada.

    • Agir à titre d'administrateur de la base de données de la Fondation et effectuer la maintenance régulière des données stockées dans Raiser's Edge, y compris les processus mensuels, trimestriels et annuels pour assurer l'intégrité et la sécurité des données.

    • Élaborer des processus et des systèmes opérationnels afin d'accroître l'efficacité et d'assurer la cohérence avec les politiques et les procédures de l'École internationale du Canada (EFT) et les normes de pratiques exemplaires. 

    • Mettre à jour et maintenir la source des dons majeurs et le cadre de rapport de gestion des déménagements à l'aide du module Perspectives de Raiser's Edge.

    • Former l'équipe à l'utilisation efficace de la base de données et au maintien d'excellentes normes de données.

    • Gérer l'intégration avec d'autres systèmes connexes, y compris le système d'information des étudiants, la communauté numérique des anciens étudiants, les systèmes de transactions sur le Web et les outils de rapports de tiers.


  • Recherche et gestion des prospects :

    • Effectuer des recherches sur les dons majeurs potentiels, y compris les indicateurs de richesse et l'élaboration de profils à l'intention des bénévoles au sein du conseil d'administration.

    • Contrat avec les fournisseurs pour analyser et segmenter les prospects et les membres de la communauté afin de permettre une gestion ciblée des relations.

    • Travailler avec l'équipe pour déterminer les besoins en matière d'analyse et de gestion des prospects et des pépinières, d'analyse des cadeaux et de gestion des événements et élaborer des rapports précis et conviviaux. 

    • Analyser l'information à travers les plateformes afin d'identifier des bénévoles potentiels au sein de la communauté ayant une expérience et des compétences spécifiques. 

  • Rapports :

    • Gérer toutes les demandes d'information de Raiser's Edge et élaborer les demandes de renseignements, les exportations et les rapports requis pour le rapprochement, la vérification, l'analyse, la planification stratégique, les programmes de reconnaissance des donateurs, etc.

    • Fournir régulièrement des rapports d'étape et des résumés des programmes aux cadres supérieurs et aux bénévoles du conseil d'administration sur les progrès, les faits et les enjeux liés à tous les types d'activités de prospection, à la gestion des relations et aux dons des donateurs.

    • Assurer la liaison avec le bureau d'affaires pour rapprocher les dons de bienfaisance sur une base mensuelle et fournir un soutien en vue de la vérification annuelle.

  • Services aux donateurs :

    • Appuyer le gestionnaire et le Président dans la création et la gestion du budget de la Fondation, y compris le codage et le suivi des dépenses.

    • Élaborer des processus permettant à l'équipe de gérer la reconnaissance et la gérance des donateurs afin de s'assurer que toutes les obligations sont suivies, surveillées et respectées, y compris la production de toutes les listes de reconnaissance des donateurs et des rapports financiers de gérance.

    • Produire des listes d'envoi et d'invitation et appuyer la coordination de tous les envois postaux et les envois par courriel, y compris les sollicitations de dons annuels, les invitations aux événements et autres activités de communication.

    • Répondre aux questions concernant les dons de bienfaisance. 

  • Autres :

    • Apporter son soutien et sa contribution à l'élaboration du plan opérationnel de la Fondation et élaborer des protocoles en réponse aux nouvelles orientations stratégiques et aux nouveaux projets. 

    • Formuler des recommandations sur les logiciels et les systèmes qui amélioreront l'efficience et l'efficacité du département.

    • Travailler en collaboration avec les principaux secteurs fonctionnels et chefs de file, notamment les Finances, l’IT, les dons majeurs, les dons annuels, les événements, etc. 

    • Maintenir une connaissance pratique des principales tendances de l'industrie et des caractéristiques des bases de données. 

Ce que nous offrons

Nous travaillons dans un environnement rapide, stimulant et multilingue. Vous travaillerez dans une petite équipe dynamique où les relations et le soutien mutuel sont essentiels afin d'atteindre nos objectifs.

Au-delà de cet environnement exceptionnel, TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de:

  • Rémunération
  • Avantages sociaux
  • Perfectionnement professionnel et croissance personnelle (formation)
  • D’environnement et contexte : travailler dans un environnement scolaire qui soutient les parents/familles, nous offrons également des vacances généreuses et des conditions de travail flexibles pendant l'été et autres période de vacances d’hiver comme l’hiver par exemple. 

Pour en savoir plus sur l’offre TFS, veuillez visiter notre site


La personne que nous cherchons

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant:

  • Un baccalauréat est exigé avec 3 à 5 ans d'expérience en administration et gestion de bases de données dans un environnement de collecte de fonds.
  • Le français est un atout.
  • L'expérience et la connaissance approfondie des systèmes et des processus CRM sont indispensables.
  • Expérience avec Raiser's Edge est un atout. 
  • Excellentes aptitudes à l'analyse et à la recherche et capacité de résoudre des problèmes en faisant preuve de jugement et de discrétion. 
  • Compréhension approfondie des besoins des donateurs, en s'efforçant constamment d'améliorer l'expérience des donateurs.
  • Appréciation et compréhension des divers véhicules de dons et de leurs incidences fiscales pour les organismes de bienfaisance.
  • Capacité de travailler efficacement avec tous les niveaux de l'organisation et d'établir des relations de collaboration. 
  • Excellent sens de l'organisation et haut niveau de précision avec la capacité de faire plusieurs tâches à la fois et de travailler sous pression pour respecter les échéances. 
  • Capacité de travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement professionnel où le volume de travail est élevé et où les priorités sont multiples.
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale. 
  • Orientation vers les objectifs avec d'excellentes compétences en communication et en gestion de projet.
  • Excellente connaissance pratique de Microsoft Office

TFS s’engage à rendre le procédé d’embauche plus accessible aux personnes handicapées. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins particuliers.


Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre une lettre de motivation et un CV ici dès que possible. Nous n’acceptons pas les candidatures directes, veuillez donc utiliser notre portail de recrutement via le lien partagé.

By clicking the button, I agree to the GetHired Terms of Service member? Login to Apply