Board Secretary/Secrétaire du conseil d’administration
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Position: Permanent

Position Type: Part time

Hours of work:  Monday to Friday, 21 hours per week [might be 30-35 hours per week in July and August 2019]

Classification:Non-unionized

Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Start Date: Immediately [latest September 1, 2019]

 

 

About the position

Employed by the School and reporting directly to the Head of School, you will be responsible for the secretariat functions in support of the Board and Committees of the Toronto French School (TFS) and the Toronto French School Foundation (TFSF). The overall mandate includes: 

  • Ensuring ultimate guardianship of due process and governance on behalf of the Board in its responsibility for the current and future integrity and prosperity of the School and its standing (and of the Foundation);
  • Providing timely and objective advice on a wide range of matters pertaining to policy translation and procedure, policy adherence and policy development to the Chairs of both Boards, the Boards, the Head of School, President of the Foundation and members of the senior administration; and
  • Providing comprehensive corporate record-keeping and records management.

You will support the School’s and Foundation’s Boards in their respective legislative, and monitorial roles, and provide leadership, expertise, and service in five key areas of responsibility: 

  1. committee/meeting support and information;
  2. policy and practice advice and interpretation;
  3. technological innovation for information processing, dissemination, retention, and access protocols;
  4. orientation and engagement of Board and committee members; and
  5. from time to time, providing secretarial and organizational support for selective institutional processes.

You will be employed by the School, and be primarily responsible to both Boards through its Chair and perform a secondary, but essential, role in supporting needs on behalf of the Head of School.  The centrality of this role makes it of the utmost importance to be able to work closely with members of the administration while maintaining an impartial stance with regard to the positions being taken by the administration.

Major Activities (relating to both the School and Foundation as required)

Guardianship of Due Process and Governance

(a) Committee and Meeting Support and Information for both Boards and Respective Committees

  • Review all agenda items coming before the Board and related committees, ensuring the appropriate inclusion of jurisdictional information, previous action taken, timeliness, accuracy and completeness, and ensuring that resolutions are appropriately prepared.
  • Oversee the preparation of agendas for meetings of the Boards, advising the Chair(s), the Head of School and Foundation President and members of the School’s and Foundation’s administration as appropriate on procedural, policy and strategic issues related to the matters being presented, with a view to ensuring orderly completion of the business of the Boards.
  • Advise the Chairs and other members of Boards on policies and procedural matters related to individual agenda items, including rules-of-order and appropriate governance procedures to be followed in the deliberation of agenda items.
  • Advise members of the School’s and Foundation’s administration on policies and procedural matters related to individual items coming before the Board or on plans for items which may come forward.
  • Rule on governance issues faced by the Boards and Committees with reference to relevant legislation, the Boards’ By-Laws and rules of procedure, approved policies and other established conventions. This role will liaise with legal counsel as required.
  • Resolve and/or anticipate and work to prevent escalated problems with respect to governance policy or process matters that are frequently multi-dimensional, involving multiple parties and with the potential for long-term institutional impact.
  • Prepare the minutes of proceedings of the Boards and their committees, ensuring clarity and accuracy in the reporting of decisions taken.
  • Ensure appropriate tracking and timely follow-up of business items arising from meetings of the Boards and their Committees.
  • Oversee maintenance of all records pertaining to the deliberations and decisions of the Boards and their Committees consistent with the School’s requirements for records management and archives.

(b)  Appointment and Orientation of New Members

  • Manage the nomination, selection, and appointments processes for the Boards and their Committees.
  • Provide expert advice and counsel, working closely with the Chairs, the Vice-Chairs and the Head of School and Foundation President in the processes for identifying, recruiting, and recommending individuals to serve on the Board or its Committees.
  • Maintain up-to-date information on statutory and other requirements for membership.
  • Provide leadership in the development of orientation programs and materials for new members of the Boards and/or their Committees.

Policy Matters 

  • Maintain broad knowledge of all School and Foundation operations, both academic and non-academic, including a historical record of policies and procedures approved/adopted by the Board for reference as standard or precedent.
  • Advise the Chairs and Vice-Chairs of the Boards, the Head of School, President of the Foundation and members of the administration on draft policies and proposals, based on breadth and depth of knowledge of policy/operational areas coming under review by the Boards, ensuring these are consistent with various governance requirements and approved policies.
  • Advise the Boards and their Committees on matters requiring the Boards’ attention and on implications of approving/adopting specific policy directions or proposals.
  • Recommend to the Chairs of the Boards and the Chairs of Committees approval processes for complicated, multi-faceted proposals.
  • Advise members of the School’s and Foundation’s administration on procedures and practices to follow in submitting matters to Board, or on matters requiring the Board’s attention.
  • Prepare briefing notes for the Chair and the administration, as appropriate, to summarize key points and implications of policy issues coming before the full Board.
  • Brief the Chair and/or the Board on aspects of proposals that may be controversial, or that might merit special examination, while ensuring neutrality in the role of policy advisor.

Corporate Record Keeping and Records Management 

  • Develop policies and procedures to ensure that comprehensive and accurate records of Board decisions and related matters are maintained, and that information is readily accessible as required.

Details

Each Board has 2-4 committees at the present time. Each meeting is approximately 2 hours in length. The total committee time is approximately 40-60 hours a year.   

Committees include:

  • Nominations and Governance (both)
  • Audit and Finance/ Investment and Finance (both)
  • Sustainability and Property (School)

Due to the nature of this position, you must be able to work evenings as required for Board and related committee meetings, and have a flexible schedule to allow for these accommodations.

What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:

  • Compensation
  • Benefits
  • Professional development

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect, and engagement. The ideal candidate profile is as follows: 

Education

  • Bachelor’s degree in a related field or equivalent combination of education and experience
  • Training in Canadian Corporate Governance and legislation, both federal and provincial an asset

Competencies

  • Excellent communication skills (oral and written)
  • Ability to work independently and coordinate information on a timely basis
  • Ability to work under tight deadlines
  • High attention to details
  • Advanced user of Google and Microsoft Applications
  • Bilingualism in French and English is an asset

Experience

  • Strong experience with governance committee work in a leadership role and/or senior administrative experience in an academic environment, or equivalent
  • Experience in an educational institution
  • In-depth knowledge and sophisticated understanding of governance in both the private and public sectors, of the roles of private school governing bodies and of current academic work on governance in education
  • Familiarity with institutions with charitable status and related legislation an asset

TFS is committed to providing accommodations for people with disabilities. If you require accommodation, do not hesitate to contact us.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé as soon as possible. As we do not accept direct applications, please use the candidate portal through the link provided.

Poste : Permanent

Type : Poste à temps partiel

Heures de travail : Du lundi au vendredi, 21 heures par semaines [cela peut devenir 30-35 heures par semaine pour juillet et août 2019]

Classification : Non-syndiqué

Lieu : Campus de Toronto - 306 avenue Lawrence Est, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Date de début : Le plus tôt possible [au plus tard le 1er septembre 2019]

 

Le poste

Employé-e par l'École et sous la supervision directe du chef d'établissement, vous serez responsable des fonctions de secrétariat à l'appui du conseil et des comités de la Toronto French School (TFS) et de sa Fondation (TFSF). Le mandat général comprend : 

  • Assurer la tutelle ultime de l'application régulière de la loi et de la gouvernance au nom du conseil dans l'exercice de ses responsabilités à l'égard de l'intégrité et de la prospérité actuelles et futures de l'École et de sa réputation (et de la Fondation) ;
  • Fournir, en temps opportun, des conseils objectifs sur un large portfolio de questions relatives à la traduction des politiques et aux procédures, au respect des politiques et à l'élaboration des politiques aux présidents des deux conseils, aux conseils d’administration, au chef d'établissement, à la présidente de la Fondation et aux membres de l'administration supérieure ; et
  • Assurer la tenue et la gestion de dossiers

 

Vous appuierez les conseils d'administration de l'École et de la Fondation dans leurs rôles législatifs et de surveillance respectifs, et vous assurerez un leadership, une expertise et des services dans cinq domaines clés de responsabilité : 

  1. le soutien et l'information aux comités et aux réunions ;
  2. les conseils et l'interprétation en matière de politiques et de pratiques ;
  3. l'innovation technologique pour les protocoles de traitement, de diffusion, de maintien et d'accès à l'information ;
  4. l'orientation et l'engagement des membres du conseil et des comités ; et
  5. de temps à autre, en assurant le secrétariat et le soutien organisationnel des processus institutionnels sélectifs.

Vous serez à l'emploi de l'École et relèverez principalement des deux conseils par l'entremise de son président et jouerez un rôle secondaire, mais essentiel, en répondant aux besoins au nom du chef d'établissement. Le caractère central de ce rôle fait qu'il est de la plus haute importance de pouvoir travailler en étroite collaboration avec les membres de l'administration tout en maintenant une position impartiale à l'égard des positions prises par l'administration.

 

Principales activités (liées à l'École et à la Fondation selon les besoins)

Supervision du processus officiel et de la gouvernance

(a) Soutien aux comités et aux réunions et information à l'intention des conseils d'administration et des comités respectifs 

  • Examiner tous les points à l'ordre du jour soumis au conseil et aux comités connexes, s'assurer que l'information sur les compétences, les mesures prises antérieurement, l'actualité, l'exactitude et l'exhaustivité sont bien incluses et que les résolutions sont bien préparées.
  • Superviser la préparation des ordres du jour des réunions des conseils scolaires, conseiller le(s) président(s), le chef d'établissement et le président de la Fondation ainsi que les membres de l'administration de l'École et de la Fondation, selon le cas, sur les questions de procédure, de politique et de stratégie liées aux questions présentées, afin d'assurer le bon déroulement des affaires des conseils.
  • Conseiller les présidents et les autres membres des conseils d'administration sur les politiques et les procédures relatives à chaque point de l'ordre du jour, y compris les règles de procédure et les procédures de gouvernance appropriées à suivre lors de l'examen des points de l'ordre du jour.
  • Conseiller les membres de l'administration de l'École et de la Fondation sur les politiques et les procédures relatives aux questions individuelles soumises au conseil d'administration ou sur les plans relatifs aux questions qui pourraient être soulevées.
  • Prononcer un jugement sur les questions de gouvernance auxquelles sont confrontés les conseils et les comités en ce qui concerne les lois pertinentes, les règlements administratifs et les règles de procédure des conseils, les politiques approuvées et les autres conventions établies. Ce rôle assurera la liaison avec les conseillers juridiques, au besoin.
  • Résoudre et/ou anticiper et prévenir les problèmes d'escalade en matière de politiques ou de processus de gouvernance qui sont souvent multidimensionnels, qui impliquent de multiples parties et qui peuvent avoir un impact institutionnel à long terme.
  • Préparer les procès-verbaux des délibérations des conseils et de leurs comités, en veillant à la clarté et à l'exactitude des comptes rendus des décisions prises.
  • Assurer un suivi approprié et un suivi opportun des points à l'ordre du jour découlant des réunions des conseils et de leurs comités.
  • Superviser la tenue de tous les dossiers relatifs aux délibérations et aux décisions des conseils et de leurs comités, conformément aux exigences de l'École en matière de gestion des dossiers et des archives.

   

(b)  Nomination et orientation des nouveaux membres 

  • Gérer les processus de candidature, de sélection et de nomination des membres des conseils et de leurs comités.
  • Fournir des conseils et des avis d'experts, en travaillant en étroite collaboration avec les présidents, les vice-présidents et le chef d'établissement et la présidente de la Fondation dans les processus d'identification, de recrutement et de recommandation de personnes pour siéger au conseil ou à ses comités.
  • Tenir à jour l'information sur les exigences statutaires et autres conditions d'adhésion.
  • Faire preuve de leadership dans l'élaboration de programmes et de documents d'orientation à l'intention des nouveaux membres des conseils d'administration et/ou de leurs comités.

 

Questions de politiques 

  • Maintenir une connaissance générale de toutes les opérations de l'École et de la Fondation, tant académiques que non académiques, y compris l'historique des politiques et procédures approuvées/adoptées par le Conseil pour référence comme norme ou précédent.
  • Conseiller les présidents et vice-présidents des conseils, le chef d'établissement, la présidente de la Fondation et les membres de l'administration sur les projets de politiques et les propositions, en fonction de l'étendue et de la profondeur des connaissances sur les politiques et les domaines opérationnels qui font l'objet d'un examen par les conseils, en s'assurant qu'ils sont conformes aux diverses exigences de gouvernance et politiques approuvées.
  • Conseiller les conseils d'administration et leurs comités sur les questions qui requièrent leurs attentions et sur les implications s’ils approuvent ou adoptent une politique précise ou une proposition.
  • Recommander aux présidents des conseils d'administration et aux présidents des comités des processus d'approbation pour les propositions complexes et à multiples facettes.
  • Conseiller les membres de l'administration de l'École et de la Fondation sur les procédures et les pratiques à suivre pour soumettre des questions au conseil d'administration ou sur les questions qui requièrent l’attention du conseil.
  • Préparer des notes d'information à l'intention du/de la président-e et de l'administration, si nécessaire, afin de résumer les points principaux et les répercussions des questions de politique qui seront soumises à l'ensemble du Conseil.
  • Informer le-la président-e ou le conseil d'administration des aspects des propositions qui pourraient être controversés ou qui mériteraient une attention particulière, tout en assurant la neutralité dans le rôle de conseiller en politiques.

 

Tenue et gestion des dossiers 

  • Élaborer des politiques et des procédures pour s'assurer que les décisions du conseil d’administration soient correctement notées dans leurs totalités, que les questions connexes soient tenues à jour et que l'information soit facilement accessible, au besoin.

 

Précisions

Chaque conseil d'administration compte de 2 à 4 comités à l'heure actuelle. Chaque réunion dure environ deux heures. Le temps total dédié aux comités est d'environ 40 à 60 heures par an.   

Les comités comprennent :

  • Nominations et gouvernance (pour les deux)
  • Audit et Finance/ Investissement et Finance (pour les deux)
  • Durabilité et propriété (pour l’Ecole)

 

En raison de la nature de ce poste, vous devez être en mesure de travailler le soir, au besoin, pour les réunions du conseil et des comités connexes, et être flexible pour permettre ces aménagements.

 

Ce que nous offrons

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de : 

  • Rémunération
  • Avantages sociaux
  • Développement professionnel

 

La personne que nous cherchons

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :

Education

  • License dans une discipline pertinente ou une combinaison d'études et d'expérience
  • Une formation en gouvernance d'entreprise canadienne et en législation fédérale et provinciale est un atout

Compétences

  • Excellentes compétences en communication (orale et écrite)
  • Capacité de travailler indépendamment et partager les informations au moment opportun
  • Capacité de travailler en respectant des délais serrés
  • Grande attention aux détails
  • Utilisateur-rice avancé-e des applications Google et Microsoft
  • Le bilinguisme en français et en anglais est un atout

Expérience

  • Expérience solide au sein de comités de gouvernance dans un rôle de leadership et/ou expérience de la haute direction dans un milieu académique (ou équivalent)
  • Expérience dans un établissement de l’éducation
  • Connaissances et compréhension approfondies de la gouvernance dans les secteurs privé et public, du rôle d’un conseil d’administration d’une école privée, ainsi que des travaux académiques en cours sur la gouvernance dans le secteur de l'éducation
  • Connaissance des institutions à non-profit ainsi que des législations associées à ce statut serait un atout  

 

TFS s’engage à rendre le procédé d’embauche plus accessible aux personnes handicapées. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins particuliers.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre une lettre de motivation et un CV dès que possible. Nous n’acceptons pas les candidatures directes, veuillez donc utiliser notre portail de recrutement via le lien partagé.

 

 

 
 
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