Bilingual Branch Assistant / Assistant-e d’annexe bilingue
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Position: Permanent

Position Type: Full time

Hours of work:  7.30 am to 3.30pm (with one-hour unpaid lunch), Monday to Friday

Classification: B02

Location: West Campus - 1293 Meredith Avenue, Mississauga, Ontario, L5E 2E6

Branch: West Campus (PK-Grade 7)

Start Date: August 19, 2019

About the position

Reporting to the Principal and the Vice-Principal and working closely with the Branch Coordinator, your responsibilities will include the following: 

  • Schedule teacher replacements (personal days, illness, PYP, MYP and outings)
  • Reconcile absence report and send to the senior HR manager and HR assistant
  • Record student attendance
  • Act as the first point of contact over the phone for the West Campus
  • Lunch and recess duties
  • Co-curricular activities (update website, schedule providers, (ensure police checks, insurance, WSIB, first aid, and Epipen training are current, enroll students, register attendance, supply accounting with a trip activity sheet, manage billing)
  • Manage billing for activities/outings and childcare
  • Ensure the school has sent and received all parental permission ahead of off-campus activities
  • Maintain students’ OSR files
  • Collect summer forms and organize the camp binders
  • Use the Maplewood system to manage teacher and student schedules
  • Administrative duties such as printing report cards for OSR (PK to Grade 7), reflection sheets (PK to Grade 5) and document filing
  • Order and distribute supplies for office and teachers upon arrival
  • Attend staff meetings and take minutes

What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:

  • Compensation
  • Benefits
  • Professional development

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect, and engagement. The ideal candidate profile is as follows: 

  • Excellent French and English skills (oral and written)
  • Strong communication skills
  • Organized and able to prioritize tasks in a fast-paced environment
  • Experience in an administrative office, ideally in a school setting
  • Calm and efficient
  • Great interpersonal skills

 TFS is committed to providing accommodations for people with disabilities. If you require accommodation, do not hesitate to contact us.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé as soon as possible. As we do not accept direct applications, please use the candidate portal through the link provided.

 

 

Poste : Permanent

Type : Poste à temps plein

Heures de travail : 7h30 à 15h30 (dont 1 heure de pause déjeuner non payée), du lundi au vendredi

Classification : B02

Lieu : Campus Ouest - 1293 avenue Meredith, Mississauga, Ontario, L5E 2E6

Annexe : Campus Ouest (Petite Section de Maternelle – 5ème)

Date de début : 19 août 2019

 

Le poste

Sous la supervision du directeur de l’annexe et/ou du directeur adjoint, et travaillant en étroite collaboration avec la coordinatrice de l’annexe, vos responsabilités seront les suivantes : 

  • Planifier les remplacements du personnel enseignant (journées personnelles, de maladie, de PP, PPCS et sorties)
  • Saisir les données pour le rapport d'absence du personnel de l’annexe et l'envoyer à la gestionnaire principale et à l'assistante des ressources humaines tous les mois
  • Prendre note de l’absence des élèves de l’annexe
  • Agir comme premier point de contact téléphonique pour le Campus Ouest
  • Aider aux tâches de déjeuner et de récréation
  • Activités parascolaires (mettre à jour les données et les horaires sur le site internet, assurer que les vérifications de casier judiciaires des parents bénévoles, l'assurance de la CSPAAT, la formation en secourisme et la formation Epipen soient à jour, inscrire les élèves, enregistrer les présences, comptabiliser les fournitures avec la fiche d'activité des excursions et gérer la facturation)
  • Gérer la facturation des activités, des sorties et de la garderie
  • S'assurer que l'école a envoyé et recueilli toutes les autorisations parentales au préalable pour toutes les activités hors campus
  • Tenir à jour les données des élèves dans les fichiers DSO (Dossier scolaire de l’Ontario)
  • Rassembler tous les formulaires et organiser les classeurs pour le camp d’été
  • Utiliser le système Maplewood pour gérer les horaires des enseignants et des élèves
  • Effectuer des tâches administratives telles que l’impression des bulletins de notes pour les fichiers DSO (Petite Section à  à 5ème), les feuilles de réflexion (Petite Section à CM2) et l’archivage des documents
  • Commander et distribuer les fournitures pour le bureau de l’annexe, ainsi que pour les enseignants dès leur arrivée à l’école
  • Assister aux réunions du personnel et rédiger des procès-verbaux


Ce que nous offrons
TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de : 

  • Rémunération
  • Avantages sociaux
  • Développement professionnel

 

La personne que nous cherchons
Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant : 

  • Maîtrise parfaite du français et de l’anglais (parlé et écrit)
  • Solides compétences en communication
  • Organisé-e et capable d’établir la priorité des tâches dans un environnement changeant
  • Expérience dans un bureau administratif, idéalement au sein d’une école
  • Calme et efficace
  • Très bonnes capacités relationnelles

TFS s’engage à rendre le procédé d’embauche plus accessible aux personnes handicapées. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins particuliers.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre une lettre de motivation et un CV dès que possible. Nous n’acceptons pas les candidatures directes, veuillez donc utiliser notre portail de recrutement via le lien partagé.

 

 
 
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