Administrative Assistant / Assistant-e administratif-ve
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Position: 1-year contract

Position Type: Full time 

Classification: Non-unionized

Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7 

Start Date: Immediately


 

About the position

Employed by the School and reporting directly to the Head of School and President of the Foundation, you will be responsible for the administrative support of the Foundation as well as the secretariat functions in support of the Board and Committees of the Toronto French School (TFS) and the Toronto French School Foundation (TFSF).  This role works closely with the CFO office.


You will support the School and Foundation in the following key areas: 


Administration (Foundation)

  • Calendar management 

  • Meeting preparation including materials and support as required 

  • Assisting in other foundation duties such as event planning and/or other donor related administration work 


Board

  • Calendar management – ensuring all meetings are organized and fit within the school operating calendar

  • Coordinating meetings and materials

  • Writing policies and ensuring all material is up to date

  • Taking minutes at Board and committee meetings, as appropriate, and ensuring follow up on action items arising in the meetings.

  • Responsible for the board portal 

  • Organizing the orientation of Board and committee members and a joint retreat of the two Boards

The centrality of this role makes it of the utmost importance to be able to work closely with members of the administration while maintaining an impartial stance with regard to the positions being taken by the administration.

Details

Each Board has 2-4 committees. Each meeting is approximately 2 hours in length. The total committee time is approximately 40-60 hours a year.   

Committees include:

  • Nominations and Governance (both Boards)

  • Audit and Finance/ Investment and Finance (both Boards)

  • Sustainability and Property (School)

Due to the nature of this position, you must be able to work evenings and early mornings as required for Board and related committee meetings, and have a flexible schedule to allow for these accommodations.

 

 

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

 

Education

  • Bachelor’s degree in a related field or equivalent combination of education and experience

  • At least 5 years as an Administrative Assistant to C-Suite level of executives in a mid to large size company

  • Training in Canadian Corporate Governance and legislation, both federal and provincial an asset


Competencies

  • Excellent communication skills (oral and written)

  • Bilingualism in French and English is an asset

  • A high degree of professionalism

  • Ability to work independently and coordinate information on a timely basis

  • Self-starter with an ability to work in teams

  • Ability to work under tight deadlines

  • High attention to details

  • Organized 

  • Ability to master technology with an advanced knowledge of Google, Adobe and Microsoft Applications

  • Prior experience with Raiser’s Edge or customer relationship management (CRM) systems is an asset.

  • Familiarity with institutions with charitable status and related legislation an asset

 

 

TFS is committed to providing accommodations for people with disabilities. If you require an accommodation, do not hesitate to contact us.


 





Dans le présent document, les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique; ils ont à la fois valeur d’un féminin et d’un masculin


Poste: Contrat d’un an

Type: Poste à temps plein

Classification: Non-syndiqué

Lieu: Campus de Toronto - 306 avenue Lawrence Est, Toronto, Ontario, M4N 1T7 

Date de début: Immédiatement


 

Le poste

Sous la supervision du Directeur de l'école et de la Présidente de la Fondation, vous serez responsable du soutien administratif de la Fondation. Vous serez également en charge des fonctions de secrétariat à l'appui du conseil et des comités de la Toronto French School (TFS) et de la Toronto French School Foundation (TFSF). Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Directrice des Finances.


Vous appuierez l'École et la Fondation dans les domaines clés suivants :


Administration (Fondation)

  • Gestion du planning 

  • Préparation des réunions, y compris le matériel et le support

  • Participation à d'autres tâches de la Fondation, comme la planification d'événements ou d'autres tâches administratives liées aux donateurs.


Conseil administratif

  • Gestion du calendrier - s'assurer que toutes les réunions définies soient planifiées et s'inscrivent dans le calendrier de fonctionnement de l'école

  • Coordination des réunions et préparation de la documentation et du matériel associé

  • Rédaction des politiques et s'assurer que toute la documentation est à jour

  • Rédiger les comptes rendus des réunions du conseil et des comités et assurer le suivi des décisions au cours des réunions

  • En charge du portail du conseil d'administration 

  • Accueil des nouveaux membres du conseil et des comités et organisation des plénières annuelles des deux conseils


Informations complémentaires

Chaque conseil d'administration compte de 2 à 4 comités. Chaque réunion dure environ deux heures. Le temps total de chaque comité est d'environ 40 à 60 heures par an.   

Les comités comprennent :

  • Nominations et gouvernance (les deux conseils)

  • Vérification et finances/ Investissement et finances (les deux conseils)

  • Durabilité et propriété (école)

En raison de la nature de ce poste, vous devez être en mesure de travailler le soir et tôt le matin, tel que requis pour les réunions du conseil et des comités connexes, et avoir un horaire flexible pour permettre ces accommodements.



La personne que nous cherchons

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant:

 

Éducation

  • Baccalauréat dans le domaine ou une équivalence au niveau des études ou de l'expérience

  • Au moins 5 ans d'expérience en tant qu'assistant administratif au niveau « C-Suite » de cadres supérieurs dans une entreprise de taille moyenne à grande.

  • Une formation en gouvernance d'entreprise canadienne et en législation fédérale et provinciale est un atout.


Compétences

  • Excellentes aptitudes à la communication (orale et écrite)

  • Le bilinguisme en français et en anglais est un atout.

  • Un haut degré de professionnalisme

  • Capacité de travailler de façon indépendante et de coordonner l'information en temps opportun

  • Esprit d'initiative et capacité à travailler en équipe

  • Capacité de travailler dans l’urgence

  • Grande attention aux détails

  • Organisé-e 

  • Capacité à maîtriser la technologie avec une connaissance avancée de Google, Adobe et des applications Microsoft.

  • Une expérience antérieure avec Raiser's Edge ou les systèmes de gestion de la relation client (CRM) est un atout.

  • Connaissance des institutions ayant le statut d'organisme de bienfaisance et de la législation connexe, un atout.


TFS s’engage à rendre le procédé d’embauche plus accessible aux personnes handicapées. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins particuliers.

  


 
 
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