Bilingual attendance office administrator / Coordinateur-rice bilingue au bureau des présences

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Position: Permanent 

Position Type: Full time 

Hours of work:  10am to 6:30pm, Monday to Friday

Classification: B05

Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7 

Branch: Senior School (Collège: Grade 6 – Level II, Lycée: Level III-V) 

Start Date: August, 2020 

 

 

About the position

Reporting to the Senior School Principal and working closely with both the Senior School Leadership team and the Branch Coordinator, you will provide administrative/clerical coordination for the Attendance Office. Your main responsibilities will be as follows: 

  • Administer primary reception and customer services at front desk, welcoming students, staff and visitors, and providing assistance and information, as required

  • Manage student attendance program, ensuring accuracy, follow-up and communication with students, parents and staff, as needed

  • Provide support to teachers and answer any questions related to attendance and the Student Information System (Maplewood)

  • Being responsible for the maintenance of accurate, up-to-date medical information regarding students, including Epipen and allergy lists and the updating of student records in school database system

  • Provide First Aid care to students and complete occurrence/accident forms in a timely fashion; maintaining lists and ensuring follow-up of staff and students who visit the Sick Bay. In case of emergencies, you will inform the Emergency Response Team (911 and school-based responders), initiate and carry out Emergency Procedures as outlined

  • Develop organizational systems to manage daily tasks, including developing procedures and practices to maximize communication, efficiency, and accuracy.  

  • Being responsible for the ongoing review and improvement of attendance policies and procedures including initiating changes to the Student Information System (Maplewood) and Infraction Process management. You will also edit and update the Attendance Office’s training documents and manuals including Emergency Procedures

  • Coordinate and manage school materials related to start and close of academic year (including all activities leading up to and on Orientation Day, preparation, collation and organization of Staff Handbook, New Teacher Orientation, etc.)

  • Oversee timeline for completion of tasks, ensure accuracy and follow-up with staff/students/parents as needed

  • Provide lunch replacement for the Testing Center

  • Manage club and society student registration

  • Provide administrative support to Dean of Citizenship and VPs

 

What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:

  • Compensation

  • Benefits

  • Professional development

 

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

 

  • Excellent French and English skills (oral and written)

  • College Diploma from a recognized Business College or equivalent in experience/education

  • progressive office work experience, preferably in a school or busy office environment

  • experience working with teenagers/adolescents is a definite asset

  • Proven ability to learn and navigate through different systems

  • Excellent customer service skills

  • Strong IT skills

  • Able to prioritize tasks 

 

 

TFS is committed to providing accommodations for people with disabilities. If you require an accommodation, do not hesitate to contact us.


 


Poste : Permanent 

Type : poste à temps plein

Heures de travail : du lundi au vendredi de 10H00 à 18h30 (dont 1 heure de pause déjeuner non payée), 

Classification : B05

Lieu : Campus de Toronto - 306 avenue Lawrence Est, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Annexe : École Secondaire (Collège : 6ème – 3ème, Lycée : 2nde - Terminale) 

Date de début : Aout 2020 

 

 

Le poste

Sous la supervision du directeur de l’annexe et en travaillant étroitement avec l'équipe de direction de l'école secondaire et la coordinatrice de l’annexe, vous assurerez la coordination administrative du bureau des présences.  Vos responsabilités seront les suivantes : 

  • Voir à l’accueil et au service à la clientèle au bureau des présences : accueillir les élèves, le personnel et les visiteurs, fournir l’assistance nécessaire au  besoin

  • Gérer le programme d’assiduité des élèves, en assurer l'exactitude, faire le suivi et la communication avec les élèves, les parents et le personnel au besoin

  • Fournir un support aux enseignants et répondre aux questions liées au système d'information scolaire (Maplewood)

  • Organiser et maintenir à jour les informations médicales concernant les élèves, y compris EpiPen et les listes d'allergies et la mise à jour des dossiers des élèves dans le système de base de données de l'école 

  • Administrer au besoin les premiers soins aux élèves; compléter les formulaires d’occurrences/accidents en temps opportun; maintenir des listes et assurer le suivi du personnel et des élèves qui visitent l’endroit prévu pour les malades.  En cas d'urgence, informer l'équipe d'intervention (911 ainsi que les intervenants de l’école) et d'initier et mener à bien les procédures d'urgence comme indiqué

  • Développer des systèmes organisationnels pour gérer les tâches quotidiennes, y compris l'élaboration de procédures et de pratiques afin de maximiser la communication, l'efficacité et la précision

  • Etre responsable de la révision et l'amélioration des politiques et des procédures, apporter des changements au système (Maplewood), de la gestion des processus d’infraction en cours, des modifications et mises à jour des documents et des manuels de formation, y compris les procédures d'urgence

  • Coordonner et gérer les fournitures scolaires pour démarrer et terminer l’année scolaire (y compris toutes les activités menant à la Journée d'orientation ainsi qu’à sa préparation, le regroupement et l'organisation du manuel du personnel, l'orientation des nouveaux enseignants, etc)

  • Superviser l'exécution des tâches, assurer la précision et le suivi auprès du personnel, des élèves et des parents au besoin

  • Fournir un déjeuner de remplacement pour le centre d'essai. 

  • Gérer l'inscription des étudiants au club et à la société

  • Fournir un soutien administratif au doyen de la citoyenneté et aux vice-présidents

 

Ce que nous offrons

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de :

 

  • Rémunération

  • Avantages sociaux

  • Développement professionnel

 

La personne que nous cherchons

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :

 

  • Maîtrise parfaite du français et de l’anglais (parlé et écrit)

  • Diplôme d'études collégiales ou d'un programme d’affaires reconnu ou avoir l'équivalent

  • Expérience professionnelle, de préférence dans un environnement scolaire ou dans un bureau très dynamique

  • Expérience de travail avec les adolescents est un atout important

  • Aptitude à utiliser différents systèmes informatiques

  • Excellentes compétences en service à la clientèle

  • Connaissances solides dans les outils informatiques

  • Aptitude à prioriser les tâches  


TFS s’engage à rendre le procédé d’embauche plus accessible aux personnes handicapées. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins particuliers.


 
 
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