Attaché for the Head of School/ Attaché-e du Chef d'établissement
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Position: Permanent, Full-time

Language: Bilingual (French / English)

Location: Toronto campus - 318 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7 

Start Date: August 17th, 2020


About the position


We would like to recruit a bilingual professional with excellent organizational skills, intellectual curiosity and enthusiasm to contribute to ambitious and challenging projects. 


Under the direct supervision of the Head of School, you will play a crucial role in the school's internal and external communications, as well as in events organized by the school. You will try to capture the Head of School's vision and, when translating his messages into French or English, your writing will reflect his thinking and be true to his voice. You will carry out research on various topics for the development of digital documents of different sorts. 


You will be required to organise a range of functions and support the Head of School at external events, including key international conferences.


The duties of the Attaché for the Head of School are more specifically related to:


Communication:


  • Liaising with external institutions such as consulates, the Ontario and French Ministries of Education (OME & MEN), l'Agence pour l’Enseignement Français à l’Étranger (AEFE), la Mission laïque française (MLF), the International Baccalaureate Organization (IBO), independent school associations (CIS, CAIS) and other organizations.

  • Dealing with the Head of School's correspondence and communication with the school community, in partnership with the TFS communication service.

  • Creating documents and contributing to research for key publications to support the Head of School's internal and external communication, as well as public events and conferences.

  • Participating in the preparation of professional development days.

  • Collecting the information necessary for the Head of School's report to the Board of Directors.

  • Writing reports for the Head's Council.

  • Translating, or reviewing translations of documents.


Administrative support:


  • Providing administrative and logistical support for meetings chaired by the Head of School.

  • Organizing public events, receptions and academic seminars as well as external meetings, conferences or workshops, and coordinating all administration and logistics.

  • Processing invoices from the Head's Office. 

  • Scheduling appointments, welcoming visitors and following the right protocols for all invitations and events.

  • Updating the Head of School's calendar and managing his day-to-day schedule.  


The tasks related to this position are likely to evolve over time. Thus, any other task set by the Head of School may be entrusted to the Attaché, including the management of specific projects.


Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:


Qualifications:

  • Training in administrative management

  • Mastery of IT tools, with a particular aptitude for creating captivating digital documents  

  • Excellent command of French (spoken and written, C2) and English (spoken and written, C2)

  • A Master's degree (or equivalent) in philosophy, literature or history would be an additional asset.


Experience:


  • A minimum of three to five years’ experience in a similar position

  • Experience in planning and carrying out events

  • Experience in an international work environment


Skills:


Through the selection process, candidates must be able to show that they possess the following skills:

  • Demonstrate intellectual curiosity and depth, a rich humanistic culture and an interest in history

  • Have strong research, writing and communication skills, with an excellent command of communication techniques and tools

  • Know the rules of protocol pertaining to the events associated with the Head’s Office

  • Interpret and translate documents (English, French)

  • Demonstrate method and rigour to successfully complete tasks within tight deadlines, anticipating and prioritising them

  • Possess exceptional organizational skills and pay attention to detail

  • Be proactive, with an ability to take the initiative and solve problems

  • Be diplomatic and a good listener

  • Work as part of a team, with an ability to maintain trusting relationships with school staff


What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with generous employment packages, including:

  • Competitive compensation

  • Employee benefits, such as group insurance for life, medical, dental and disability plans

  • Employer contributions for a retirement program

  • Reduced tuition fees for staff children

  • Corporate program offering discounts with business partners such as Rogers and Goodlife Fitness

  • Relocation assistance, if needed

  • Professional development



TFS is committed to providing accommodations for people with disabilities. If you have special needs, please do not hesitate to contact us.

 



(French is on the next page)

Attaché-e du Chef d'établissement


Poste:  Poste à temps plein, permanent

Langue: Bilingue (Français / Anglais)

Lieu: Campus de Toronto - 318 avenue Lawrence Est, Toronto, Ontario, M4N 1T7 

Date de début: 17 Août 2020


Le poste

Nous recrutons une personne bilingue, faisant preuve d’un sens de l’organisation, de curiosité intellectuelle et d’enthousiasme pour contribuer à des projets ambitieux et stimulants. 

Sous la supervision directe du Chef d’établissement, vous jouerez un rôle crucial dans ses communications internes et externes ainsi qu’à l’occasion d’évènements organisés par l'école. Vous serez en mesure de saisir la vision du Chef d'établissement et, lorsque vous traduirez, en français ou en anglais, ses messages destinés à la communauté, vos productions reflèteront sa pensée et seront fidèles à son style d'écriture. Vous contribuerez aux recherches documentaires, sur des thématiques diverses, pour l’élaboration de supports numériques. 

Vous serez amené-e à organiser des événements et, éventuellement, à accompagner le Chef d'établissement lors de représentations extérieures ou de conférences internationales clés.


Les missions du poste d’Attaché-e du bureau du chef d’établissement relèvent plus spécifiquement de :


La communication:

  • Assurer les liens avec des institutions externes tels que les consulats, les ministères de l'Éducation de l'Ontario et de l'Éducation nationale de France, l'Agence pour l’Enseignement Français à l’Étranger, la Mission laïque française, l’International Baccalaureate Organization, les associations d'écoles indépendantes (CIS, CAIS) et d’autres organisations

  • Traiter la correspondance du chef d’établissement et la communication avec la communauté éducative, en partenariat avec le service de communication de TFS

  • Compiler les documents de référence et contribuer à la recherche de publications clés qui serviront à la communication interne et externe du Chef d’établissement ou pour des interventions et conférences

  • Participer à la préparation des journées pédagogiques

  • Collecter les données nécessaires à la rédaction du rapport du Chef d'établissement au Conseil d'administration

  • Rédiger les rapports pour le Conseil du Chef d’établissement

  • Traduire ou relire des traductions de documents


La gestion administrative:

  • Fournir un soutien administratif et logistique aux réunions des instances présidées par le Chef d’établissement 

  • Planifier, mettre en œuvre certains événements publics, réceptions et séminaires académiques ainsi que des réunions externes, conférences ou ateliers et en coordonner toute l’administration et la logistique

  • Traiter les factures relevant du bureau du Chef d’établissement 

  • Planifier les rendez-vous, coordonner les fonctions d’accueil et tenir compte des différents aspects protocolaires des fonctions et des invitations 

  • Tenir à jour l’agenda du chef d’établissement et gérer son emploi du temps  

Les missions liées à ce poste sont susceptibles d’évoluer au fil du temps ; ainsi, toute autre tâche fixée par le Chef d’établissement pourra être confiée à l’Attaché-e, telle la gestion de projets particuliers.


La personne que nous cherchons

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Afin de réussir les missions relevant de ce poste, le profil idéal est le suivant : 


Qualifications:

  • Formation en gestion administrative

  • Maîtrise des outils informatiques, avec une aptitude particulière pour la création de supports captivants  

  • Maîtrise parfaite du français (oral et écrit, C2) et de l’anglais (oral et écrit, C2)

  • Un diplôme niveau Master (ou équivalent) en philosophie, littérature ou histoire serait un atout supplémentaire.


Expérience :

  • Un minimum de trois à cinq ans d’expérience dans un poste similaire

  • Expérience dans la planification et la réalisation d’événements

  • Expérience dans un environnement de travail international


Compétences :

Les candidats doivent démontrer tout au long du processus de sélection qu’ils possèdent les compétences suivantes, en fonction desquelles ils seront évalués :

  • Faire preuve de curiosité et de profondeur intellectuelles, d’une riche culture humaniste, de bonnes connaissances historiques

  • Disposer de solides compétences en recherche, rédaction et communication, avec des connaissances et une pratique des techniques et outils de communication

  • Connaître les règles établies en matière de protocole

  • Être en mesure de traduire et d’interpréter des documents (anglais, français)

  • Faire preuve de méthode et de rigueur pour réaliser avec succès des tâches dans des délais serrés, en les anticipant et priorisant

  • Avoir un sens de l'organisation exceptionnel et le souci du détail

  • Être proactif, capable de prendre des initiatives et de résoudre des problèmes

  • Avoir le sens de l’écoute, être diplomate 

  • Savoir travailler en équipe avec une capacité à établir et maintenir des relations de confiance avec tout le personnel de l'école



Ce que nous offrons

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses en matière de : 

  • Rémunération compétitive

  • Avantages sociaux incluant une mutuelle collective pour les assurances-vie, médicales, dentaires et d’invalidité

  • Contributions de l’employeur pour un programme de retraite

  • Réduction des frais de scolarité pour les enfants des employés

  • Programme corporatif proposant des réductions auprès de partenaires commerciaux tels que Rogers et Goodlife Fitness

  • Accompagnement à la relocation si nécessaire

  • Développement professionnel


TFS s’engage à rendre le procédé d’embauche plus accessible aux personnes handicapées. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins particuliers.

  


 
 
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