Bilingual Administrative Assistant / Assistant-e administratif-tive bilingue
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Position: Long Term Occasional Replacement [11-month contract]

Position Type: Full time 

Hours of work: 7 am to 3.30pm (with one-hour unpaid lunch), Monday to Friday

Classification: B04

Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7 

Branch: Junior School(Grade 2-5)

Start Date: Mid-august (exact date to be confirmed)

  

About the position

Reporting to the Principal and/or his delegate, you will work with the other bilingual administrative assistants of the branch to provide administrative support and complete the following tasks:

  • Organize the daily teacher replacements (incl. Personal absences and meetings such as PYP, SBST and with parents)
  • Reorganize, create and manage schedules for special activities such as photo days, Exhibition Day, yoga classes, drama schedule
  • Provide administrative support for assemblies, curriculum, information evenings and graduation (e.g. organizing and collaging information and photos)
  • Assist in the planning of overnight trips (e.g. sleepover at the school) along with curriculum-related field trips within the GTA
  • Oversee primary duties at the front desk i.e. welcoming and answering queries from students, staff, and visitors
  • Initiate the daily attendance program, ensuring accuracy and necessary follow-up if applicable
  • Administer first-aid and, in case of emergency, contact the Emergency Response Team (911 and school-based responders) whilst carrying out the emergency procedures 
  • Support both the principal and vice principal in the daily administration of the school as needed
  • Cover for other team members as needed  

What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:

  • Compensation
  • Benefits
  • Professional development

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect, and engagement. The ideal candidate profile is as follows: 

  • Excellent French and English skills (oral and written)
  • High school diploma, business office or office administration certification from a community college program or equivalent 
  • Excellent interpersonal skills
  • Experience in an office environment, preferably a school or a busy office
  • Ability to work under tight deadlines, to prioritize and be flexible
  • Professional, independent, discreet and punctual
  • Capable to think quickly on their feet
  • Intermediate to advanced computer skills (Microsoft Office, databases, emails…)
  • Able to learn to navigate through different systems
  • Previous experience working with young students is an asset

TFS is committed to providing accommodations for people with disabilities. If you require accommodation, do not hesitate to contact us.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé as soon as possible. As we do not accept direct applications, please use the candidate portal through the link provided.

 

Poste : Remplacement occasionnel à long terme[contrat de 11 mois]

Type : Poste à temps plein

Heures de travail : 7h00 à 15h30 (dont 1 heure de pause déjeuner non payée), du lundi au vendredi

Classification : B04

Lieu : Campus de Toronto - 306 avenue Lawrence Est, Toronto, Ontario, M4N 1T7 

Annexe : École primaire(CE1 – CM2) 

Date de début : mi-août (date exacte à confirmer)

  

Le poste

Sous la supervision du directeur de l’annexe et/ou de son délégué, vous travaillerez avec les autres assistants-tes administratifs-tives bilingues pour fournir un soutien administratif et accomplir les tâches suivantes :

  • Organiser les remplacements quotidiens des enseignants (y compris les absences personnelles et les réunions telles que PP, SBST et avec les parents)
  • Ré-organiser, créer et gérer les horaires des activités spéciales telles que les journées photos, les journées d'exposition, les cours de yoga, les cours de théâtre, etc.
  • Fournir un soutien administratif pour les assemblées, le programme d'études, les soirées d'information et la remise des diplômes (p. ex. organiser et faire le collage des renseignements et des photos)
  • Aider à la planification des excursions d'une nuit (p. ex., soirée pyjama à l'école) ainsi que des sorties éducatives liées au programme d'études dans le grand Toronto
  • Superviser les tâches principales à la réception, c.-à-d. accueillir et répondre aux questions des étudiants, du personnel et des visiteurs
  • Lancer le programme d'assiduité quotidienne, en s'assurant de l'exactitude et du suivi nécessaire, si nécessaire 
  • Administrer les premiers soins et, en cas d'urgence, communiquer avec l'équipe d'intervention d'urgence (911 et les intervenants en milieu scolaire) tout en suivant les procédures d'urgence 
  • Soutenir le directeur et le directeur adjoint dans l'administration quotidienne de l'école, au besoin
  • Couverture pour les autres membres de l'équipe selon les besoins 

 

Ce que nous offrons

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de : 

  • Rémunération
  • Avantages sociaux
  • Développement professionnel

 

La personne que nous cherchons

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant : 

  • Maîtrise parfaite du français et de l’anglais(oral et écrit)
  • Diplôme d'études secondaires, certificat en administration des affaires ou en administration de bureau d'un programme collégial communautaire ou l'équivalent 
  • Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles
  • Expérience dans un environnement de bureau, de préférence dans une école ou un bureau occupé
  • Capacité de travailler dans des délais serrés, d'établir des priorités et d'être flexible
  • Professionnel-le, indépendant-e, discret/discrète et ponctuel-le
  • Capable de penser rapidement sur ses pieds
  • Compétences informatiques intermédiaires à avancées (Microsoft Office, bases de données, emails...)
  • Capable d'apprendre à naviguer à travers différents systèmes
  • Expérience de travail avec de jeunes étudiants est un atout

 

TFS s’engage à rendre le procédé d’embauche plus accessible aux personnes handicapées. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins particuliers.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre une lettre de motivation et un CV dès que possible. Nous n’acceptons pas les candidatures directes, veuillez donc utiliser notre portail de recrutement via le lien partagé.

  

 

 
 
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