West Campus - Bilingual Branch Assistant / Assistant-e d’annexe bilingue

Position: Long Term Occasional replacement – [1 year contract]

Position Type: Full time

Hours of work:  7.30 am to 3.30pm (with one hour unpaid lunch), Monday to Friday, or 9:30 am to 6:00 pm exceptionally

Location: West Campus - 1293 Meredith Avenue, Mississauga, Ontario, L5E 2E6

Branch: West Campus(PK – Grade 7)

Start Date: August, 2021

About the position

Reporting to the Principal and the Vice-Principal and working closely with the Branch Coordinator, your responsibilities will include the following:

• Participate in scheduling teacher replacements (personal days, illness, PYP, MYP and outings)
• Reconcile absence report and send to senior HR manager and HR assistant
• Record student attendance
• Act as the first point of contact over the phone for the West Campus
• Lunch and recess duties
• Co-curricular activities (update website, schedule providers, (ensure police checks, insurance, WSIB, first aid and Epipen training are current, enrol students, register attendance, supply accounting with trip activity sheet, manage billing)
• Manage billing for activities/outings and childcare
• Ensure the school has sent and received all parental permission ahead of off-campus activities
• Maintain students’ OSR files
• Collect summer forms and organize the camp binders
• Use the Maplewood system to manage teacher and student schedules
• Administrative duties such as printing report cards for OSR (PK to Grade 7), reflection sheets (PK to Grade 5) and document filing
• Order and distribute supplies for office and teachers upon arrival
• Attend staff meetings and take minutes
• Other duties as determined by the principal office
• Accompany during school or sports outings if necessary (swimming pool, skating rink...)

What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:

• Compensation
• Benefits
• Professional development

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

• Excellent French and Englishskills (oral and written)
• Strong communication skills
• Organized and able to prioritize tasks in a fast-paced environment
• Experience in an administrative office, ideally in a school setting
• Calm and efficient
• Great interpersonal skills
• Sense of humor
• Up-to-date first aid training
• Versatile

TFS is committed to providing accommodations for people with disabilities. If you require an accommodation, do not hesitate to contact us.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé as soon as possible. As we do not accept direct applications, please use the candidate portal through the link provided.

Poste : Remplacement occasionnel à long terme [ Contrat d’1 an]

Type : Poste à temps plein

Heures de travail : 7h30 à 15h30 (dont 1 heure de pause déjeuner non payée), du lundi au vendredi - ou 9h30 à 18h00 de manière exceptionnelle

Lieu : Campus Ouest - 1293 avenue Meredith, Mississauga, Ontario, L5E 2E6

Annexe : Campus Ouest(Petite Section de Maternelle – 5ème)

Date de début : Août 2021

Le poste

Sous la supervision du directeur de l’annexe et/ou du directeur adjoint, et travaillant en étroite collaboration avec la coordinatrice de l’annexe, vos responsabilités seront les suivantes :

• Participe dans la planification des remplacements du personnel enseignant (journées personnelles, de maladie, de PP, PPCS et sorties)
• Saisir les données pour le rapport d'absence du personnel de l’annexe et l'envoyer à la gestionnaire principale et à l'assistante des ressources humaines tous les mois
• Prendre note de l’absence des élèves de l’annexe
• Agir comme premier point de contact téléphonique pour le Campus Ouest
• Aider aux tâches de déjeuner et de récréation
• Surveillance ponctuelle de groupes d’élèves
• Activités parascolaires (mettre à jour les données et les horaires sur le site internet, assurer que les vérifications de casier judiciaires des parents bénévoles, l'assurance de la CSPAAT, la formation en secourisme et la formation Epipen soient à jour, inscrire les élèves, enregistrer les présences, comptabiliser les fournitures avec la fiche d'activité des excursions et gérer la facturation)
• Gérer la facturation des activités, des sorties et de la garderie
• S'assurer que l'école a envoyé et recueilli toutes les autorisations parentales au préalable pour toutes les activités hors campus
• Tenir à jour les données des élèves (Dossiers scolaires de l’Ontario, Informations médicales, suivi des protocoles d’allergie, etc.)
• Pilotage administratif des camps/cours d’été
• Utiliser le système Maplewood/Pronote pour gérer les horaires des enseignants et des élèves
• Effectuer des tâches administratives telles que l’impression des bulletins de notes pour les fichiers DSO (Petite Section à la 5ème), les feuilles de réflexion (Petite Section à CM2) et l’archivage des documents
• Commander et distribuer les fournitures pour le bureau de l’annexe, ainsi que pour les enseignants.
• Assister aux réunions du personnel et rédiger des procès-verbaux
• Autres tâches à la discrétion de l’équipe de direction
• Accompagner les sorties scolaires ou sportives en cas de besoin (piscine, patinoire…)

Ce que nous offrons:

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de :

• Rémunération
• Avantages sociaux
• Développement professionnel

La personne que nous cherchons:

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :

• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais (parlé et écrit)
• Solides compétences en communication
• Organisé-e et capable d’établir la priorité des tâches dans un environnement changeant
• Expérience dans un bureau administratif, idéalement au sein d’une école
• Calme et efficace
• Très bonnes capacités relationnelles
• Sens de l’humour
• Formation premiers secours à jour
• Polyvalent

TFS s’engage à rendre le procédé d’embauche plus accessible aux personnes handicapées. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins particuliers.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre une lettre de motivation et un CV dès que possible. Nous n’acceptons pas les candidatures directes, veuillez donc utiliser notre portail de recrutement via le lien partagé.

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